Privacy statement Loper B.V.

Snel naar:

Loper B.V.

Bijster 19
4817 HZ Breda
T: +31 (0)76 53 177 45
E: info@loper.nl

Introductie

Loper B.V. (hierna: Loper) is vernieuwend, oprecht betrokken bij haar opdrachtgevers, klanten, en werknemers en kraakhelder in haar communicatie. Onze deskundigen op het gebied van re-integratie leveren maatwerk: per individuele situatie wordt er gewerkt met een specifieke aanpak. Loper komt bij de uitvoering van haar bedrijfsactiviteiten regelmatig in aanraking met normale en bijzondere persoonsgegevens. We verwerken alleen die gegevens die we echt nodig hebben om ons werk te kunnen doen. Privacy staat bij ons namelijk hoog op de agenda. Dat betekent dat we voldoen aan alle geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en kwalitatief hoge eisen stellen aan onze interne gegevensbescherming.

Loper brengt bij aanvang van haar werkzaamheden betrokkenen en gecontracteerde partijen op de hoogte van de inhoud van dit privacy statement, door te verwijzen naar het op de website gepubliceerde privacy statement.

Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?

Contactformulier

Via het contactformulier op de website vult u uw naam (verplicht), naam van de organisatie, telefoonnummer (verplicht), e-mailadres (verplicht) en een bericht (verplicht) in. Binnen het achter te laten bericht kunnen ook (onbewust) persoonsgegevens worden ingevuld. Het doel van deze verwerking is dat we het mogelijk maken om contact met u op te nemen.

Sollicitatie

Wanneer u via deze pagina op een vacature reageert voor een functie bij Loper geeft u uw naam (verplicht), e-mailadres (verplicht) en telefoonnummer (verplicht) op. Ook hebt u hier de mogelijkheid om uw curriculum vitae en een motivatiebrief te uploaden.

Loper verwerkt deze gegevens voor het uitvoeren van de sollicitatieprocedure. Na afloop van de sollicitatieprocedure worden deze persoonsgegevens verwijderd.

Opvragen offerte

Vraagt u een offerte op via het aanvraagformulier op de website? Dan geeft u ons stapsgewijs enkele persoonsgegevens. Het gaat hier om de volgende gegevens:

  • Aanvrager arbodienst/verzekeraar. Hier geeft u aan of u een arbodienst of verzekeraar bent (verplicht). Als u deze vraag met ja hebt beantwoord kunnen hier de naam van de organisatie, uw voor- en achternaam, functie, e-mailadres en telefoonnummer worden ingevuld.
  • Werkgever/opdrachtgever. Als u als werkgever een offerte opvraagt, laat u bij ons de volgende (persoons)gegevens achter: de juridische naam van de organisatie, uw voor- en achternaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, straatnaam, huisnummer, postcode en plaats.
  • U vult hier de gegevens in van de medewerker voor wie het tweede spoortraject wordt aangevraagd. Het gaat hier om de volgende verplichte gegevens: de voor- en achternaam, de functie, het e-mailadres, telefoonnummer, straatnaam, huisnummer, postcode, plaats en de geboortedatum.
  • Informatie over arbeidsongeschiktheid. Als aanvrager van de offerte vermeldt u hier de eerste ziektedag van uw medewerker (verplicht) en of er al dan niet een arbeidsdeskundigenrapport aanwezig is (verplicht). Daarnaast hebt u de mogelijkheid overige opmerkingen te maken.

Loper gebruikt deze persoonsgegevens voor het opmaken en het versturen van een offerte naar de aanvrager.

Uitvoeren tweede spoorwerkzaamheden

Loper begeleidt werknemers en ondersteunt werkgevers/opdrachtgevers bij tweede spoortrajecten. Hiervoor verwerkt Loper, naast de persoonsgegevens die worden verzameld via het aanvraagformulier, alle andere (en eventueel ook bijzondere) persoonsgegevens die worden verzameld tijdens de kennismaking en intake en in het verdere proces.

Loper verwerkt slechts dan gezondheidsgegevens wanneer dat nodig is om haar taak uit te voeren die ze heeft op grond van de overeenkomst met de werkgever. In die gevallen beperkt Loper zich vervolgens tot een advies over de (eventueel verminderde) belastbaarheid van betrokkene en het geven van een antwoord op de vraag of er wel of niet een fysische en/of psychische beperking is die van invloed kan zijn op het uitvoeren van de betreffende werkzaamheden. Deze persoonsgegevens worden binnen Loper alleen verwerkt door personen die in staat zijn om de gegevens te beoordelen en op basis daarvan te adviseren over de re-integratie.

Daarnaast verwerken we het burgerservicenummer van de werknemers, omdat de werkgever op grond van de wet verplicht is deze aan ons door te geven.

Persoonsgegevens worden verwerkt in het Mijn Loper-portaal van Jobport en het cliëntvolgsysteem Rapasso. We maken het hierdoor mogelijk met succes onze werkzaamheden uit te voeren op het gebied van re-integratie tweede spoor.

Cookies en passieve tracking

Loper maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over de cookies die Loper gebruikt verwijzen we u naar ons cookiebeleid, dat ook te vinden is op onze website. Cookies hebben verschillende functies. Soms zijn cookies nodig voor het goed functioneren van een website en het opslaan van de gebruikersvoorkeuren. Dit zijn technische (of functionele) cookies. Daarnaast zijn er ook cookies die bijvoorbeeld uw online gedrag in kaart kunnen brengen. Dit noemen we tracking- of marketing cookies.

Let op: wij wijzen u erop dat onze website links bevat naar andere websites (hyperlinks). Dit privacy statement is niet van toepassing op de gelinkte websites. Loper is niet aansprakelijk voor eventuele veiligheidsincidenten die voortvloeien uit het gebruik van de hyperlinks.

Social Media

Op onze website treft u een link aan naar de LinkedIn-pagina van Loper. Deze knop werkt aan de hand van een code van LinkedIn en dus ook diens cookies. Hier heeft Loper verder geen invloed op. Meer informatie over deze cookies vindt u op de website van LinkedIn. Wij maken gebruik van een LinkedIn-koppeling op de website zodat onze LinkedIn-pagina gemakkelijk beschikbaar is.

Wettelijke grondslagen voor de verwerkingen

Loper verwerkt slechts persoonsgegevens wanneer hiervoor een wettelijke grondslag uit de AVG bestaat. Dit zijn de volgende grondslagen:

  • Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst. Wanneer u een overeenkomst met Loper aangaat worden er persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de uitvoering van die overeenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld de persoonsgegevens die worden verwerkt om contact te kunnen onderhouden met de contractspartijen. Een ander voorbeeld hiervan zijn persoonsgegevens die worden verwerkt in onze portals.
  • Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke plicht. Hierbij kan gedacht worden aan verwerkingen vanwege fiscale verplichtingen van Loper of verwerkingen die verplicht zijn in het kader van het arbeids- of socialezekerheidsrecht.
  • Gerechtvaardigde belangen. Loper heeft een gerechtvaardigd belang om, bijvoorbeeld, de persoonsgegevens die nodig zijn voor het sollicitatieproces te verwerken.
  • Met toestemming van de betrokkene(n). Wanneer u uw persoonsgegevens achter laat via de website (loper.nl) geeft u ons toestemming om contact met u op te nemen.

Bij elk van de hierboven genoemde grondslagen en verwerkingen is Loper aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke op grond van de AVG. Zij is daarmee (eind-)verantwoordelijk voor het juist omgaan met uw gegevens bij de uitvoering van deze werkzaamheden.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Loper bewaart uw (persoons)gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze verwerkt worden, tenzij dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We baseren ons op de Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij in beginsel een bewaartermijn aanhouden van twee jaar voor de re-integratiedossiers (deze bevatten geen medische gegevens) na afsluiting traject. Voor de meeste administratieve (persoons)gegevens en documenten geldt op basis van fiscale wetgeving een bewaartermijn van ten minste 7 jaar.

Geven wij uw persoonsgegevens door aan derden?

Loper gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij Loper daartoe op grond van de wet is verplicht of als de verstrekking noodzakelijk is voor het verlenen van de door u verzochte dienst of om u te informeren.

Loper maakt in het kader van de dienstverlening gebruik van meerdere (digitale) systemen waarin persoonsgegevens van betrokkenen worden verwerkt, zoals:

  • een systeem voor e-mailverkeer;
  • een systeem voor personeelszaken;
  • een systeem voor facturatie;
  • het cliëntvolgsysteem Rapasso (leverancier: X2User B.V.);
  • het portal “Mijn Loper” (leverancier: Jobport).

Met organisaties die voornoemde systemen aanbieden zijn afspraken gemaakt ter waarborging van uw persoonsgegevens. Loper is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de wijze waarop derden omgaan met uw (persoons)gegevens.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de EER?

Uw persoonsgegevens worden niet actief gedeeld met partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens wel actief gedeeld worden door Loper met partijen buiten de EER, dan wordt u hierover nader geïnformeerd.

Google Analytics

Op dit moment maakt Loper geen gebruik van Google Analytics. Loper behoudt zich het recht voor in de toekomst hiervan alsnog gebruik te maken en zal in dat geval een verwerkers-overeenkomst sluiten met Google. Google Analytics is een dienst van Google Inc. en is een webanalysedienst die gebruik maakt van cookies om te analyseren hoe onze website wordt gebruikt. Deze cookies worden benut voor het opslaan van bezoekersinformatie (bijvoorbeeld de duur van uw bezoek aan onze website). Google kan deze informatie mogelijk geanonimiseerd aan derden verschaffen.

Beveiligingsmaatregelen

Loper neemt de bescherming van uw (persoons)gegevens serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk hebt dat uw (persoons)gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via bovenstaande contactgegevens of het contactformulier op de website (www.loper.nl).

Wat zijn uw rechten?

  • U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens, u hebt het recht om uw (persoons)gegevens te ontvangen (in het kader van dataportabiliteit) en u hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, wijzigen, aanvullen of verwijderen.
  • U kunt, in bepaalde gevallen, bezwaar maken tegen een verwerking of u kunt verzoeken om een verwerking te beperken. U kunt uw verzoek daartoe indienen via onderstaande contactgegevens.
  • Wij kunnen u vragen om uzelf adequaat te identificeren door middel van een legitimatiebewijs. Hiervoor verzoeken we u om uw foto, MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan het legitimatiebewijs), document- of paspoortnummer en BSN onherkenbaar te maken.
  • Wij kunnen u vragen om nadere informatie om inwilliging van uw verzoek mogelijk te maken, zoals het toezenden van documentatie.

Wij beantwoorden uw verzoek tot inzage, ontvangst, correctie, wijzing, aanvulling, verwijdering, bezwaar en beperking binnen een redelijke termijn. Deze redelijke termijn is uiterlijk vier weken na uw verzoek, identificatie en eventueel aanvullende documentatie. Onder bepaalde omstandigheden zijn wij gerechtigd de termijn te verlengen met maximaal twee maanden. Ons antwoord kan een bevestiging zijn dat uw verzoek wordt nageleefd of een weigering die met redenen is omkleed.

Bovenstaande verzoeken kunt u richten aan info@loper.nl of per post naar bovenstaande postadres.

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij Loper wordt u niet onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming.

Klacht indienen

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u richten aan klacht@loper.nl. Loper streeft ernaar om zo snel als mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken te reageren op een door u ingediende klacht. Daarnaast hebt u ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u het vermoeden hebt dat uw persoonsgegevens niet conform de geldende privacywetgeving worden verwerkt of als Loper niet adequaat of tijdig heeft gereageerd op een door u ingediende klacht.

Wijzigingen

Loper behoudt zich het recht voor het privacy statement op ieder gewenst moment te wijzigen. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt via de website van Loper. De meest actuele versie kunt u vinden op onze website. We adviseren u regelmatig op deze webpagina te kijken of veranderingen zijn doorgevoerd.

Loper kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet vermeld staan in deze verklaring, zolang deze doelen aansluiten bij het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn. In dat geval zullen wij u op de hoogte te stellen van de wijzigingen en u in de gelegenheid te stellen het gebruik van uw gegevens voor die doeleinden te weigeren.

Vragen?

Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u contact opnemen via info@loper.nl.

Versie november 2021